Formale Schritte zur Promotion

Sobald die Rahmenbedingungen für das Promotionsvorhaben geklärt sind – etwa formelle Voraussetzungen, Finanzierung, voraussichtliche Dauer, benötigte Forschungsmittel und Infrastruktur – leiten Sie gemeinsam mit Ihren Promotionsinteressierten die formalen Schritte zur Promotion ein. Das KHYS unterstützt Sie und Ihre Promovierenden dabei mit Informationen auf der ▶ Webseite sowie durch persönliche Beratung.

Kurz zur Definition: Promovierende des KIT forschen an Forschungsthemen des KIT und werden am KIT (fachlich) betreut. Sie werden entweder an einer KIT-Fakultät promoviert oder an einer Fakultät einer anderen Hochschule. Die letztgenannte Gruppe existiert am KIT insbesondere durch die Besonderheit des KIT als die Universität in der Helmholtz-Gemeinschaft und umfasst Promovierende, die ihren Forschungsmittelpunkt für den überwiegenden Teil ihrer Promotionszeit (mindestens zwei Jahre) am KIT haben bzw. fachlich betreut werden, aber an einer anderen Hochschule ihre Promotionsprüfung ablegen werden.

  1. Abschluss Promotionsvereinbarung

    Unmittelbar nach Ihrer Betreuungszusage schließen Sie mit den Promovierenden die Promotionsvereinbarung ab. Sofern dies nicht sofort möglich ist, muss die ▶ Promotionsvereinbarung spätestens drei Monate nach der Betreuungszusage abgeschlossen werden.
    Nutzen Sie den Abschluss der Promotionsvereinbarung bewusst, um gegenseitige Erwartungen zu klären und einen verbindlichen Rahmen zur gemeinsamen Gestaltung der Promotionsphase zu schaffen. Hilfreich sind hierzu auch die Ausführungen in den ▶ Leitlinien für das Promotionswesen am KIT.

     

  2. Registrierung beim KHYS und Nutzung von Docata   

    Nach Abschluss der Promotionsvereinbarung registrieren sich die Promovierenden verpflichtend in ▶ Docata, dem zentralen Webportal für den wissenschaftlichen Nachwuchs am KIT.

    Bitte beachten Sie, dass für die Promovierenden hierzu ein ▶ KIT-Account eingerichtet werden muss. Als Mitarbeitende am KIT erhalten Promovierende im Zuge des Einstellungsprozesses automatisch einen KIT-Account. Alle anders finanzierten Doktorandinnen bzw. Doktoranden (z. B. Personen mit Stipendium und extern Promovierende) können ebenfalls einen KIT-Account erhalten. Dies erfolgt über die Gäste- und Partnerverwaltung. 

     

  3. Annahme als Doktorandin bzw. Doktorand an einer KIT-Fakultät   

    Innerhalb von sechs Monaten nach Abschluss der Promotionsvereinbarung und Registrierung stellen die Promovierenden einen Antrag auf Annahme bei der entsprechenden KIT-Fakultät.

    Erst mit der Annahme als Doktorandin bzw. Doktorand durch den Promotionsausschuss beginnt offiziell die Promotionsphase. Ab diesem Zeitpunkt sind die Promovierenden auch Mitglieder des ▶ Konvents der Doktorandinnen und Doktoranden Ihrer KIT-Fakultät.

    Die Annahme gewährleistet, dass Ihre Promovierenden alle formalen Voraussetzungen für die Promotion gemäß der Promotionsordnung erfüllen bzw. klärt, ob während der Promotionsphase weitere Auflagen und Zusatzleistungen zu erbringen sind. Insbesondere für internationale Promovierende, die mit einem Studienvisum für die Promotion nach Deutschland kommen wollen, ist es notwendig, die Annahme früh einzuleiten, da diese für die Immatrikulation als Promotionsstudierende benötigt wird. Auch können Promovierende erst nach der Annahme die KHYS-Angebote – wie überfachliche Qualifizierung und Fördermaßnahmen – vollumfänglich nutzen.

    Eine ausführliche Beschreibung der weiteren formalen Schritte für Promovierende mit Promotionsprüfung an einer KIT-Fakultät finden Sie ▶ hier.

     

  4. Ihr Nutzen von Docata

    Als Betreuungsperson erhalten Sie in Docata einen Überblick zu ausgewählten Rahmendaten des Promotionsverlaufs Ihrer von der KIT-Fakultät angenommenen Promovierenden. In diesem Portal können Sie Angaben zur Forschung Ihrer Promovierenden (z. B. Zuordnung zu PoF-Vorhaben und Art der Kooperation) prüfen und bearbeiten. Die Angaben sind notwendig für gesetzliche Berichtspflichten des KIT wie der Promovierendenstatistik sowie für Berichtszwecke gegenüber der Helmholtz-Gemeinschaft. Insbesondere die korrekte Zuordnung zu PoF-Vorhaben ist für das KIT wichtig.

    Weitere Informationen zur Nutzung von Docata erhalten Sie anhand von Merkblättern nach dem Login in ▶ Docata.

 

  1. Abschluss schriftliche Vereinbarung 

    Mit Promovierenden, die an einer anderen Hochschule promoviert, aber mindestens zwei Jahre am KIT betreut werden, schließen Sie als fachliche Betreuungsperson anstelle der Promotionsvereinbarung eine ▶ schriftliche Vereinbarung ab.

    Nutzen Sie den Abschluss der schriftlichen Vereinbarung bewusst, um gegenseitige Erwartungen zu klären und einen verbindlichen Rahmen zur gemeinsamen Gestaltung der Promotionsphase zu schaffen. Hilfreich sind hierzu auch die Ausführungen in den ▶ Leitlinien für das Promotionswesen am KIT.

     

  2. Registrierung bei KHYS und Nutzung von Docata

    Nach Abschluss der schriftlichen Vereinbarung registrieren sich die Promovierenden verpflichtend in ▶ Docata, dem zentralen Webportal für den wissenschaftlichen Nachwuchs am KIT.

    Bitte beachten Sie, dass für die Promovierenden hierzu ein ▶ KIT-Account eingerichtet werden muss. Als Mitarbeitende am KIT erhalten Promovierende im Zuge des Einstellungsprozesses automatisch einen KIT-Account. Alle anders finanzierten Doktorandinnen bzw. Doktoranden (z. B. Personen mit Stipendium und extern Promovierende) können ebenfalls einen KIT-Account erhalten. Dies erfolgt über die Gäste- und Partnerverwaltung.

     

  3. Weitere formale Schritte

    Promovierende anderer Hochschulen folgen den formalen Verfahren der jeweiligen Hochschule.

     

  4. Ihr Nutzen von Docata

    Als hauptverantwortliche (Erst-)Betreuungsperson erhalten Sie in Docata einen Überblick zu ausgewählten Rahmendaten des Promotionsverlaufs und können Angaben zur Forschung der registrierten Promovierenden (z. B. Zuordnung zu PoF-Vorhaben und Art der Kooperation) prüfen und bearbeiten. Die Angaben sind notwendig für gesetzliche Berichtspflichten des KIT wie der Promovierendenstatistik sowie für Berichtszwecke gegenüber der Helmholtz-Gemeinschaft. Insbesondere die korrekte Zuordnung zu PoF-Vorhaben ist für das KIT wichtig.

    Weitere Informationen zur Nutzung von Docata erhalten Sie anhand von Merkblättern nach dem Login in ▶ Docata.