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Karlsruhe House of Young Scientists (KHYS)


Straße am Forum 3
76131 Karlsruhe

Tel:  +49 (0)721 608-46185
Fax: +49 (0)721 608-46222

Geb. 30.96
  KHYS-Handbuch Promovieren am KIT

Ablauf

Antrag stellen:

Für weitere Informationen beachten Sie bitte die aktuelle Ausschreibung. Bitte berücksichtigen Sie bei Ihrer Bewerbung, dass die Förderung ausschließlich auf die Anbahnung neuer Kontake ausgerichtet ist und Sie darüber hinaus befähigen soll zukünftig leichter auf eigene Faust Kontakte zu knüpfen. Im Rahmen dieses Programmes können daher keine Forschungsaufenthalte bei bereits bestehenden Kontakten und keine Konferenzbesuche unterstützt werden.

 

Bewilligung:

Das Auswahlverfahren findet nach der Deadline des jeweiligen Förderzeitraumes statt. Die Deadline können Sie der jeweils aktuellen Ausschreibung entnehmen. Über das Ergebnis Ihres Antrags werden wir Sie schriftlich informieren. Bitte sehen Sie in der Zwischenzeit von Anfragen ab.

 

Kick-off Workshop:

In einem eintägigen Kick-off Workshop erarbeiten Sie gemeinsam Strategien, wie Sie internationale Kontakte und Netzwerke effektiv aufbauen können. Ziel ist es, Ihre Wünsche und Ideen mit den Ihnen zur Verfügung stehenden finanziellen Mitteln zu entwickeln und zu konkretisieren. Die Teilnahme ist verpflichtend.

 

Kontakte anbahnen/planen:

Nach dem Kick-off Workshop kontaktieren Sie Ihren Kontakt und planen Ihre Reise.

 

Erstes Treffen am KHYS:

Spätestens vier Wochen vor Reiseantritt treffen Sie sich mit uns am KHYS, um den Reisekostenvorschuss zu beantragen. Bitte bringen Sie das ausgefüllte Formular "Vorschuss auf Reisekostenvergütung", die ausgefüllte erste Seite des Dienstreiseantrags Campus Süd und das ausgefüllte Dokument "Information about the contact person" [Downloads] mit. Wenn Sie einen Kontakt treffen möchten, den Sie nicht im Antrag genannt haben, reichen Sie bitte außerdem das Formular "Antrag Neuer Kontakt" [Downloads] beim KHYS ein. Wichtig ist, dass sowohl Sie als auch Ihr*e Betreuer*in das Formular unterzeichnet haben. Sollten Sie bereits Rechnungen bezahlt haben, können Sie diese mit entsprechenden Konto-/Kreditkartenauszügen als Nachweis beim ersten Treffen am KHYS einreichen. Der Betrag dieser Rechnung kann gegebenenfalls zeitnah überwiesen werden. Wenn Sie Angestellte*r am Großforschungsbereich sind, füllen Sie bitte zusätzlich einen Reiseantrag Campus Nord aus und bringen eine Kopie davon zum ersten Treffen am KHYS mit. Bitte vereinbaren Sie vorher einen Termin.

 

Vorschusszahlung:

In der Regel wird der Vorschuss von 1.500 Euro vier Wochen vor Reiseantritt ausgezahlt. Sollten Sie bei der Vorschussbeantragung am KHYS bereits Rechnungen mit entsprechenden Konto-/Kreditkartenauszügen als Nachweis eingereicht haben, kann der Betrag dieser Rechnung gegebenenfalls bereits noch früher überwiesen werden.

Bitte beachten Sie: Eine Vorschussauszahlung während oder nach der Reise ist nicht möglich und die Abrechnung nach der Reise kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Wenn Sie auf die Beantragung eines Vorschusses rechtzeitig vor der Reise verzichten, kann die Erstattung der Reisekosten daher frühestens einige Wochen nach der Reise erfolgen und Sie müssten entsprechend in Vorleistung gehen.

 

Networking/Reise:

Sie besuchen über einen Zeitraum von bis zu zwei Wochen eine in Ihrem Fachgebiet und für Ihr Forschungs- bzw. Promotionsvorhaben renommierte Person oder Arbeitsgruppe im Ausland. Sie können die Förderung auch auf zwei (jeweils maximal zweiwöchige) Reisen aufteilen, sofern Sie bei der zweiten Reise andere Kontaktpersonen besuchen als bei der ersten. Sollten Sie eine zweite Reise im Rahmen der Förderung planen, informieren Sie uns bitte vor dem ersten Treffen darüber. Der Aufenthalt muss im Zeitraum stattfinden, der in der Ausschreibung der Förderrunde genannt wurde, für die Sie sich beworben haben. Verschiebungen über diesen Zeitraum hinaus sind nicht möglich.


Zweites Treffen am KHYS:

Nach Ihrer Reise treffen Sie sich mit uns am KHYS und bringen alle benötigten Unterlagen zur Endabrechnung mit. Bitte vereinbaren Sie dazu innerhalb der ersten acht Wochen nach der Reise einen Termin.

Für die Abrechnung gelten die jeweils aktuellen Bestimmungen des Merkblatts, das Sie zusammen mit der Förderzusage erhalten. Abgerechnet werden können in der Regel Ihre tatsächlichen Ausgaben für die Reise (im Wesentlichen für Übernachtungen, Flüge, Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel, ggf. Visum). Nicht erstattet werden können im Rahmen des  Networking Grant zusätzliche Pauschalen (z.B. Übernachtungspauschalen, Tagegeld) oder sonstige Kosten, die Verpflegung o. Ä. betreffen. Weitere Details zur Abrechnung finden Sie auch in der Zusammenstellung der FAQ.

Eine Erstattung weiterer Kosten über Ihr Institut ist gegebenenfalls möglich, muss aber nach Abschluss der Reisekosten-Festsetzung (Abrechnung) separat als Nachberechnung erfolgen und ist somit nicht parallel zur Auszahlung der Fördermittel durch das KHYS durchführbar.

 

Rückzahlung:

Sollten Sie im Rahmen Ihres Aufenthaltes weniger als 1.500 Euro in Anspruch genommen haben, werden Sie über den entsprechenden Restbetrag eine Rückforderung des KHYS erhalten. Sie müssen den rückgeforderten Betrag dann innerhalb von zwei Wochen auf ein vorgegebenes Konto überweisen.

 

Abschlussbericht:

Nach Erhalt der Festsetzung (Abrechnung) der Reisekosten senden Sie uns bitte innerhalb von vier Wochen Ihren Abschlussbericht [Downloads] an networkinggrant∂khys.kit.edu zu.

 

Wrap-up Workshop (findet letzmalig im November 2019 statt):

Nachdem Sie sich aufs internationale Parkett begeben haben, reflektieren Sie ihre Erfahrungen gemeinsam in der Gruppe bei einem halbtägigen Wrap-up Workshop.

 

 

Die Teilnahme an den Workshops sowie die Berichtspflicht sind bindend für das Angebot "Networking Grant".